POP3/IMAP-Postfächer

Wissenswertes rund um das Thema POP3 / IMAP - Postfächer werden Ihnen nachfolgend aufgelistet.

Einrichtung eines E-Mail Postfaches

Je nach Hosting-Paket können die Serverinformationen zum Einrichten des E-Mail Postfaches variieren.

Wenden Sie sich daher bitte an den Support.

Wir empfehlen beim Einrichten Ihrer E-Mail Adresse im gewünschten E-Mail Client die Serverdaten mit SSL-Verschlüsselung zu nutzen, damit beim Abruf und Versand von E-Mails die Verbindung zwischen Client und Mailserver auf verschlüsseltem Weg stattfindet.

Nutzung von POP3 oder IMAP für ein E-Mail Postfach

E-Mail Postfächer sind grundsätzlich immer sowohl per POP3 als auch per IMAP zu erreichen.

Ob Sie POP3 oder IMAP zum Abruf Ihrer Mailbox nutzen wollen, legen Sie bei Einrichtung der E-Mail Adresse im jeweiligen Mail-Programm fest.

Unterschied zwischen POP3 und IMAP

Die E-Mail-Protokolle POP3 und IMAP handhaben das Abrufen von E-Mails unterschiedlich.

Wird das POP3-Protokoll für ein E-Mail-Postfach verwendet, werden E-Mails beim Abrufen vom Server gelöscht und lokal im E-Mail-Programm gespeichert. Werden die E-Mails regelmäßig abgerufen, kann so der auf dem E-Mail-Server benötigte Speicherplatz gering gehalten werden.

Bei Verwendung von IMAP für ein E-Mail-Postfach werden E-Mails nicht vom Server gelöscht, sondern verbleiben auf dem E-Mail-Server. Ähnlich wie beim Aufrufen einer Webseite wird eine E-Mail nur temporär zur Ansicht im E-Mail-Programm heruntergeladen. Bei Verwendung von IMAP können über das E-Mail-Programm Unterordner direkt auf dem Server eingerichtet werden, um z.B. E-Mails zu sortieren. Außerdem ist es möglich, gesendete Nachrichten direkt auf dem E-Mail-Server zu speichern. Der Vorteil: Sie können z.B. per Webmail mobil auf Ihre E-Mails zugreifen - z.B. von Ihrem PC zu Hause oder bei der Arbeit. Ein Punkt, den Sie bei der Nutzung beachten sollten: Durch die serverseitige Speicherung von E-Mails wird bei Verwendung des IMAP-Protokolls i.d.R. mehr Speicherplatz für ein Postfach benötigt, als bei Verwendung von POP3.

Änderung des Passwortes für ein E-Mail Postfach durch einen Benutzer (z.B. Mitarbeiter)

Über das Kundenmenü können Sie zu jedem E-Mail Postfach jederzeit das Passwort ändern. Zusätzlich kann jeder Nutzer (z.B. Mitarbeiter) das Passwort zu ihrem E-Mail Postfach selber über folgende Internetadresse (URL) ändern:

Als Login verwenden Sie die E-Mail-Adresse und das Passwort des E-Mail-Postfaches. Nach dem Login kann dann ein neues Passwort vergeben werden. Die Änderung wird sofort aktiv. Nach dem Speichern des neuen Passworts kann nur noch dieses Passwort zum Abruf Ihrer E-Mails und das Login in z.B. Webmail verwendet werden.

Speicherplatz des E-Mail Postfaches (fast) erschöpft

Je nach E-Mail Postfach verfügen Sie über einen begrenzten Speicherplatz für Ihre E-Mails. Ist dieser aufgebraucht, können keine weiteren E-Mails für diese Mailbox empfangen werden. Der Absender erhält eine entsprechende Fehlermeldung und Ihnen können wichtige E-Mails entgehen.

Kümmern Sie sich daher zeitnah um die Behebung des Problemes. Lösungsmöglichkeiten sind u.a.:

  • Erweiterung des Speicherplatzes der Mailbox
    Dies kann je nach Hosting-Paket direkt über das Kundenmenü vorgenommen werden. Ist das nicht möglich oder der maximale Speicherplatz erreicht, sollte das Postfach bereinigt werden und alte E-Mails (ggf. nach vorheriger Sicherung) gelöscht werden (siehe nachfolgender Punkt)
  • Ältere E-Mails archivieren und löschen
    Für freien Speicherplatz löschen Sie ältere E-Mails aus der Mailbox und archivieren dieses aber bei Bedarf zuvor. Ggf. reicht es sogar aus, nur die E-Mails mit großen Dateianhängen zu löschen. Beachten Sie hierzu eventuell bestehende rechtliche Aufbewahrungs- und Archivierungsvorschriften für Unternehmen!
    Für eine Archivierung können Sie z.B. in Ihrem E-Mail Client ein neues Postfach anlegen, bei dem der Posteingangsserver auf POP3 gesetzt wird. Da das angelegte Postfach nur zur Archivierung verwendet werden soll, geben Sie keine weiteren Serverdaten (also kein Posteingangs- oder Postausgangsserver bzw. Passwort) an. Nachdem das Postfach im E-Mail Client angelegt ist, können Sie die zu archivierenden E-Mails Ihres genutzten Postfaches hier in das Archivierungspostfach verschieben.
    Klären Sie die Vorgehensweise bitte mit Ihrem verantwortlichen IT-Dienstleister bzw. Datenschutzbeauftragten in jedem Fall ab!